Phần mềm quản lý khách sạn đã trở thành công cụ không thể thiếu trong ngành cư trú hiện đại. Đối với những người mới bắt đầu kinh doanh khách sạn, homestay hay resort, việc lựa chọn một hệ thống quản lý phù hợp có thể quyết định sự thành công của doanh nghiệp. Bài viết này Fasthotel.vn sẽ hướng dẫn bạn từ A-Z về cách chọn và sử dụng phần mềm khách sạn hiệu quả, giúp tối ưu hóa quy trình vận hành và tăng trải nghiệm khách hàng. 

1. Tại sao cần sử dụng phần mềm quản lý khách sạn?

Trong thời đại số hóa, việc quản lý khách sạn bằng sổ sách truyền thống không còn phù hợp với nhu cầu vận hành hiện đại. Phần mềm quản lý khách sạn mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho các cơ sở lưu trú.

Đầu tiên, hệ thống PMS giúp tự động hóa các quy trình từ đặt phòng đến thanh toán. Thay vì phải ghi chép thủ công, nhân viên có thể tập trung vào việc chăm sóc khách hàng tốt hơn. Điều này đặc biệt quan trọng đối với những khách sạn mới khởi nghiệp với nguồn nhân lực hạn chế.

Hơn nữa, phần mềm quản lý cơ sở lưu trú giúp giảm thiểu sai sót trong quá trình vận hành. Các lỗi như double booking, tính sai giá phòng hay quên cập nhật tình trạng phòng có thể gây tổn hại nghiêm trọng đến uy tín khách sạn. Với hệ thống tự động, những rủi ro này được kiểm soát hiệu quả.

Lý do nên sử dụng phần mềm quản lý

2. Các tính năng cần thiết trong phần mềm quản lý khách sạn

Khi lựa chọn phần mềm, việc hiểu rõ các tính năng cơ bản là điều quan trọng nhất. Mỗi tính năng đều phục vụ một mục đích cụ thể trong quy trình vận hành khách sạn.

2.1. Quản lý đặt phòng và check-in/check-out

Tính năng quản lý đặt phòng được coi là trái tim của mọi hệ thống quản lý khách sạn. Tính năng này cho phép người dùng theo dõi tình trạng phòng theo thời gian thực, xử lý đặt phòng từ nhiều kênh khác nhau và quản lý quy trình nhận/trả phòng một cách mượt mà.

Phần mềm đặt phòng được tích hợp giúp khách hàng có thể đặt phòng trực tiếp trên website của khách sạn. Điều này không chỉ giảm chi phí hoa hồng từ các OTA mà còn tăng tỷ lệ đặt phòng trực tiếp. Quy trình check-in/check-out số hóa giúp giảm thời gian chờ đợi và nâng cao trải nghiệm khách hàng.

2.2. Quản lý giá phòng và doanh thu

Phần mềm quản lý khách sạn chất lượng phải có khả năng điều chỉnh giá phòng tự động dựa trên nhiều yếu tố như mùa vụ, sự kiện địa phương, tỷ lệ lấp đầy và giá cạnh tranh. Tính năng này giúp tối ưu hóa doanh thu bằng cách bán đúng sản phẩm, cho đúng khách hàng, vào đúng thời điểm và với mức giá phù hợp. 

Xem thêm: Phần mềm quản lý khách sạn vừa và nhỏ – Cân bằng giữa chi phí và hiệu suất

2.3. Phần mềm quản lý khách sạn kết nối đa kênh

Trong thời đại đa kênh, khách hàng có thể đặt phòng từ website trực tiếp, Booking.com, Agoda, Traveloka hay các ứng dụng di động. Tính năng OTA  giúp đồng bộ hóa tình trạng phòng và giá cả trên tất cả các kênh bán hàng.

Tính năng này đặc biệt quan trọng để tránh tình trạng bán quá số phòng có sẵn. Khi một phòng được đặt trên bất kỳ kênh nào, hệ thống sẽ tự động cập nhật tình trạng trên tất cả các kênh khác, đảm bảo thông tin luôn chính xác và nhất quán.

3. Hướng dẫn lựa chọn phần mềm phù hợp

Việc lựa chọn phần mềm quản lý khách sạn phù hợp là quyết định quan trọng ảnh hưởng đến hiệu quả vận hành lâu dài. Có nhiều yếu tố cần cân nhắc kỹ lưỡng trước khi đưa ra quyết định cuối cùng.

3.1. Phân tích nhu cầu và quy mô khách sạn

Trước tiên, bạn cần xác định rõ nhu cầu cụ thể của cơ sở lưu trú. Một homestay 5 phòng sẽ có yêu cầu khác biệt hoàn toàn so với một resort 100 phòng. Quy mô hoạt động quyết định độ phức tạp của hệ thống cần thiết.

Đối với các khách sạn nhỏ dưới 20 phòng, một hệ thống PMS đơn giản với các tính năng cơ bản như quản lý đặt phòng, check-in/out và báo cáo tài chính sẽ đủ đáp ứng nhu cầu.

3.2. So sánh các nhà cung cấp

Thị trường phần mềm quản lý cơ sở lưu trú hiện có nhiều lựa chọn từ các nhà cung cấp trong nước và quốc tế. Mỗi giải pháp có điểm mạnh và hạn chế riêng, phù hợp với từng đối tượng khách hàng khác nhau.

• Giao diện và tính dễ sử dụng: Hệ thống phải trực quan, dễ học để nhân viên có thể làm quen nhanh chóng. Giao diện phức tạp sẽ tăng thời gian đào tạo và dễ gây sai sót trong quá trình sử dụng.
• Tính năng tích hợp: Khả năng kết nối với các công cụ khác như kế toán, marketing email hay cửa khóa thông minh. Tích hợp tốt giúp tạo ra một hệ sinh thái hoàn chỉnh.
• Hỗ trợ khách hàng: Chất lượng dịch vụ hỗ trợ, thời gian phản hồi và khả năng giải quyết vấn đề kỹ thuật. Đặc biệt quan trọng đối với những người mới sử dụng.

Xem thêm: Top phần mềm quản lý khách sạn miễn phí được đánh giá cao năm 2025

3.3. Chi phí và mô hình thanh toán

Cấu trúc giá của phần mềm quản lý khách sạn khá đa dạng, từ phí cố định hàng tháng đến tính theo số phòng hoặc phần trăm doanh thu. Người mới bắt đầu cần hiểu rõ tổng chi phí sở hữu, không chỉ phí license mà còn các khoản phát sinh khác.

Một số yếu tố ảnh hưởng đến chi phí bao gồm số lượng phòng, số người dùng, các module bổ sung, phí setup và đào tạo. Hãy yêu cầu báo giá chi tiết và so sánh tổng chi phí trong 1-2 năm đầu để có cái nhìn thực tế về ngân sách cần chuẩn bị.

4. Giới thiệu phần mềm quản lý khách sạn Fasthotel.vn

Fasthotel.vn là một trong những phần mềm quản lý được thiết kế đặc biệt cho các cơ sở lưu trú địa phương. Với sự hiểu biết sâu sắc về thị trường và nhu cầu của khách sạn Việt Nam, Fasthotel mang đến những tính năng tối ưu và phù hợp.

Điểm mạnh nổi bật của phần mềm này đó chính là giao diện tiếng Việt hoàn toàn, dễ sử dụng cho đội ngũ nhân viên không thành thạo tiếng Anh. Hệ thống được phát triển với các tính năng cơ bản đầy đủ như quản lý đặt phòng, channel manager tích hợp các OTA phổ biến tại Việt Nam và báo cáo tài chính theo chuẩn kế toán địa phương.

Fasthotel - giải pháp quản lý khách sạn dễ dàng, tiện lợi

5. Kết luận

Phần mềm quản lý khách sạn không chỉ là công cụ hỗ trợ mà đã trở thành yếu tố quyết định sự thành công trong ngành cư trú hiện đại. Đối với những người mới bắt đầu, việc lựa chọn và triển khai đúng hệ thống PMS sẽ tạo nền tảng vững chắc cho sự phát triển bền vững.

Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp quản lý khách sạn phù hợp cho người mới bắt đầu, hãy truy cập Fasthotel.vn để tham khảo thêm thông tin chi tiết và nhận tư vấn miễn phí từ đội ngũ chuyên gia nhé.