Trong ngành lưu trú, các khách sạn quy mô nhỏ như mini hotel, homestay hay nhà nghỉ đang chiếm tỷ trọng lớn tại Việt Nam. Tuy nhiên, vì quy mô hạn chế và nguồn lực nhân sự ít, các khách sạn nhỏ thường gặp khó khăn trong việc quản lý phòng, theo dõi doanh thu hay chăm sóc khách hàng. Đó là lý do ngày càng nhiều cơ sở lựa chọn sử dụng phần mềm khách sạn nhỏ để tối ưu vận hành. Nhưng không phải phần mềm nào cũng phù hợp. Vậy những tính năng nào là “bắt buộc phải có”? Cùng Fasthotel.vn tìm hiểu kỹ qua bài viết bên dưới nhé.

1. Các tính năng cần thiết của phần mềm khách sạn nhỏ

Khi lựa chọn các phần mềm quản lý khách sạn nhỏ, mọi người cần chú ý tới các tính năng căn bản để tối ưu quy trình vận hành và dễ quản lý. Dưới đây là những chia sẻ mọi người có thể tham khảo.

1.1. Giao diện đơn giản, dễ thao tác

Với khách sạn nhỏ, người trực tiếp sử dụng phần mềm thường không phải dân IT mà là chủ khách sạn hoặc lễ tân – những người cần thao tác nhanh và chính xác. Vì vậy, phần mềm khách sạn nhỏ cần phải có:

• Giao diện hoàn toàn bằng tiếng Việt, dễ sử dụng, bố cục hợp lý
• Thiết kế trực quan, thao tác logic theo luồng nghiệp vụ thực tế.
• Không yêu cầu cài đặt phức tạp – chỉ cần trình duyệt và internet. Mọi người chỉ cần truy cập vào là có thể theo dõi và kiểm soát các hoạt động từ xa mà không cần phải đến tận nơi.

1.2. Quản lý đặt phòng và trạng thái phòng theo thời gian thực

Đây là tính năng cốt lõi trong mọi phần mềm quản lý khách sạn. Dù bạn có 5 hay 20 phòng, việc kiểm soát tình trạng phòng trống là yếu tố then chốt để tránh việc trùng phòng hoặc gặp sai sót khi check-in ảnh hưởng đến uy tín của thương hiệu. Bên cạnh đó, việc quản lý đặt phòng còn giúp bạn không bỏ lỡ các đơn đặt phòng do không kịp cập nhật. Phần mềm khách sạn nhỏ nên có sơ đồ phòng hiển thị theo màu (đã đặt, trống, đang sử dụng) và cho phép tra cứu nhanh theo ngày/tuần/tháng.

1.3. Tích hợp với các OTA 

Phần lớn khách sạn nhỏ hiện nay bán phòng qua các nền tảng như Booking.com, Agoda, Traveloka… Vì vậy, phần mềm khách sạn nhỏ cần tích hợp được các kênh OTA để:

• Đồng bộ đặt phòng tự động về hệ thống.
• Cập nhật tình trạng phòng nhanh chóng.
• Tránh overbooking, tiết kiệm thời gian nhập liệu.

Các tính năng cần có của phần mềm khách sạn nhỏ

1.4. Tự động hóa quy trình check-in/check-out

Tính năng tự động hóa các quy trình sẽ giúp tiết kiệm thời gian và giảm áp lực cho lễ tân, đặc biệt trong giờ cao điểm hoặc khi có ít nhân viên. Phần mềm nên hỗ trợ quy trình nhập nhanh thông tin khách lưu trú, lưu thông tin khách cũ để xử lý cho các lần sau hanh hơn. Bên cạnh đó cần có tính năng in/xuất hóa đơn nhanh và xử lý trả phòng gọn gàng.

1.5. Báo cáo doanh thu và công suất phòng

Chủ khách sạn nhỏ cần phải theo dõi hiệu quả kinh doanh hằng ngày nhưng lại không có thời gian ngồi làm sổ sách hay Excel. Do đó, khi chọn phần mềm khách sạn nhỏ, bạn nên ưu tiên tính năng báo cáo tổng doanh thu theo ngày/tuần/tháng. Bên cạnh đó cần phải đưa ra tỷ lệ lấp đầy phòng và số lượng khách trong kỳ. Đặc biệt nên thống kê theo kênh bán để người quản lý có thể dễ dàng nắm bắt.

Xem thêm: Giải pháp quản lý khách sạn nhỏ tiết kiệm chi phí

2. Gợi ý phần mềm khách sạn phù hợp: Fasthotel

Nếu bạn đang tìm phần mềm đáp ứng đủ các tính năng trên và hoàn toàn miễn phí, Fasthotel là lựa chọn bạn nên thử. Fasthotel được phát triển dành riêng cho mô hình khách sạn vừa và nhỏ, đặc biệt phù hợp với người mới chưa từng sử dụng phần mềm.

Fasthotel.vn cung cấp:

• Giao diện tiếng Việt dễ dùng.
• Quản lý phòng trực quan theo sơ đồ.
• Tự động đồng bộ với OTA lớn như Booking, Agoda…
• Báo cáo doanh thu, công suất phòng theo thời gian thực.
• Dùng trực tiếp trên trình duyệt, không cần cài đặt.

Fasthotel - giải pháp giúp tối ưu quy trình vận hành và quản lý

3. Kết luận

Dù quy mô nhỏ, khách sạn vẫn cần quy trình quản lý bài bản nếu muốn cạnh tranh và giữ chân khách hàng. Việc lựa chọn phần mềm khách sạn nhỏ có đầy đủ tính năng cần thiết giúp bạn tiết kiệm thời gian, giảm sai sót và chuyên nghiệp hóa vận hành. Hãy cân nhắc kỹ và chọn một giải pháp phù hợp ngay từ đầu – để phát triển bền vững trong tương lai.

Truy cập vào website của Fasthotel.vn để trải nghiệm phần mềm miễn phí, dễ dùng và hiệu quả cho khách sạn của bạn.