Trong ngành dịch vụ lưu trú, việc vận hành khách sạn chủ yếu dựa trên sổ sách, Excel hay gọi điện trao đổi thường gây ra nhiều sai sót nghiêm trọng. Việc không sử dụng phần mềm quản lý đặt phòng không chỉ làm giảm hiệu suất làm việc mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm của khách hàng và uy tín của doanh nghiệp. Cùng Fasthotel.vn đi tìm hiểu về các lỗi thường gặp nhất qua bài viết bên dưới đây nhé.

1. Tổng hợp các lỗi thường gặp khi không sử dụng phần mềm quản lý đặt phòng

Việc không áp dụng phần mềm quản lý chuyên dụng trong quy trình vận hành khách sạn tiềm ẩn nhiều rủi ro nghiêm trọng, từ sai sót thủ công đến thất thoát doanh thu. Dưới đây là tổng hợp các lỗi thường gặp nhất khi khách sạn không sử dụng phần mềm quản lý đặt phòng – những sai lầm tưởng nhỏ nhưng có thể tạo ra hậu quả lớn nếu không được xử lý kịp thời.

1.1. Lỗi trùng lặp hoặc mất thông tin đặt phòng

Đây là lỗi thường gặp nhất nếu không sử dụng các phần mềm hỗ trợ quản lý. Nếu như bạn quản lý thông tin đặt phòng một cách rời rạc và không đồng bộ thì rất dễ dẫn đến các sai sót đặc biệt khi số lượng khách quá đông trong các mùa cao điểm hoặc ngày lễ. Khi thông tin không được kiểm soát chặt chẽ và khoa học, mọi người có thể bị nhầm lẫn giữa các phòng hoặc mất thông tin từ đó khiến trải nghiệm của khách hàng đi xuống.

1.2. Khó trong việc kiểm soát số lượng phòng thực tế

Khi không sử dụng phần mềm quản lý đặt phòng, việc cập nhật các phòng trống sẽ bị trì hoãn, tốc độ xử lý các yêu cầu của khách sẽ chậm hơn. Đặc biệt nhân viên sẽ dễ gặp tình trạng nhầm lẫn giữa các phòng dẫn tới việc lẫn lận giá của từng loại phòng hoặc đặt nhầm phòng cho khách.

1.3. Quy trình xử lý thủ công, mất nhiều thời gian

Nếu như không sử dụng phần mềm quản lý đặt phòng, tất cả các quy trình từ xác nhận, điền thông tin khách, gọi điện nhắc check-in đều phải tự làm bằng tay. Như vậy thời gian xử lý sẽ lâu hơn bởi phải thông qua nhiều bước. Bên cạnh đó, nếu nhân viên không làm cẩn thận còn rất dễ gây lẫn lộn hoặc sai sót thời gian, ngày tháng, thông tin,....

Mất nhiều thời gian xử lý thông tin 

1.4. Không thể theo dõi từ xa hoặc quản lý linh hoạt

Một trong những khó khăn thường thấy khi không sử dụng phần mềm quản lý đặt phòng đó chính là người quản lý sẽ bị phụ thuộc hoàn toàn vào nhân viên trực tiếp tại quầy lễ tân. Khi không có mặt, quản lý sẽ không thể giám sát các hoạt động và khó đưa ra quyết định nhanh nếu cần xử lý tình huống khẩn cấp.

1.5. Thiếu báo cáo và số liệu quản trị

Khi quản lý trực tiếp, việc lập báo cáo thống kê sẽ tốn rất nhiều thời gian đồng thời thiếu độ chính xác vì dễ nhầm lẫn. Nếu như có bất cứ một sai sót nào xảy đến, việc truy cập sẽ rất khó khăn. Điều này ảnh hưởng đến khả năng ra quyết định cũng như ảnh hưởng trực tiếp tới kết quả kinh doanh của mọi người.

2. Giải pháp: Sử dụng phần mềm quản lý đặt phòng Fasthotel để chuyên nghiệp hóa vận hành

Trong bối cảnh chuyển đổi số, việc sử dụng phần mềm quản lý là một bước tiến quan trọng giúp khách sạn tối ưu hoá vận hành, tiết kiệm chi phí và cải thiện trải nghiệm khách hàng. Một trong những lựa chọn nổi bật hiện nay là Fasthotel.vn – phần mềm quản lý khách sạn miễn phí được phát triển dành riêng cho các cơ sở nhỏ đến vừa, người mới bắt đầu hoặc các chuỗi khách sạn cần tính linh hoạt cao. Với những ưu điểm có thể kể đến như.

• Phần mềm quản lý đặt phòng hoàn toàn miễn phí: Fasthotel không thu bất kỳ chi phí khởi tạo hay duy trì nào do đó cực kỳ phù hợp với những người mới bắt đầu kinh doanh hoặc đang kinh doanh ở mô hình nhỏ.
• Giao diện đơn giản, dễ dùng: Giao diện được thiết kế trực quan, dễ sử dụng, những người không rảnh về công nghệ vẫn có thể thao tác dễ dàng.
• Quản lý theo thời gian thực: Phần mềm hỗ trợ người dùng có thể theo dõi trạng thái phòng, thời gian khách đến, khách đi, công suất hoạt động và doanh thu chỉ với vài cú nhấp chuột.
• Tích hợp OTA miễn phí: Fasthotel đồng bộ hóa đặt phòng với các nền tảng như Travelviet giúp giảm lỗi overbook và tiết kiệm thời gian xử lý.
• Hỗ trợ truy cập từ xa: Phần mềm quản lý cho phép chủ khách sạn có thể theo dõi các hoạt động từ điện thoại hoặc máy tính mọi lúc, mọi nơi mà không cần phải đến tận nơi.
• Báo cáo chi tiết: Hệ thống cung cấp báo cáo doanh thu, tỷ lệ lấp đầy, thông tin khách hàng và hiệu quả bán phòng theo từng kênh giúp người dùng dễ dàng theo dõi và tổng hợp hơn.

Phần mềm quản lý đặt phòng Fasthotel là giải pháp hoàn hảo

Xem thêm: Sự khác biệt giữa phần mềm quản lý homestay và quản lý truyền thống

3. Kết luận

Trong bối cảnh cạnh tranh khốc liệt, việc chuyển từ quản lý thủ công sang sử dụng phần mềm quản lý đặt phòng là quyết định thông minh và cần thiết. Đây chính là chìa khóa để nâng cao hiệu quả vận hành, giữ chân khách hàng và gia tăng doanh thu bền vững. Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp miễn phí, hiệu quả và dễ sử dụng, hãy trải nghiệm ngay Fasthotel.vn để cảm nhận sự khác biệt.